🧭 Manual
de Usuario
Sistema
de Gestión y Servicio ISA
Versión 2025 – Soluciones Informáticas ISA
Desarrollado por Carlos Mario Arboleda Gómez
📧 solucionesinformaticasisa@gmail.com – ☎️ 313 583
6261
1. Introducción General
El Sistema
de Gestión y Servicio ISA es una aplicación desarrollada en Visual Basic
.NET con base de datos MySQL, diseñada para administrar información
de propietarios, artículos y servicios técnicos, tales como motocicletas,
automóviles, celulares, computadores y otros equipos.
El
sistema permite controlar cada etapa del flujo de trabajo: registro de
propietarios y artículos, procesamiento del servicio, asignación de técnicos,
notas internas, reportes y entrega final del equipo.
Además, envía notificaciones automáticas por WhatsApp a clientes y
técnicos para informar sobre avances, asignaciones y entregas.
Canal
oficial: YouTube – Sistema de Gestión y Servicio ISA.
Objetivos principales
- Facilitar el registro,
edición y consulta de propietarios y artículos.
- Controlar el ciclo completo
del servicio: Registro → Entrada → En Proceso → Entregada.
- Gestionar permisos mediante
diferentes perfiles de usuario.
- Generar reportes automáticos
y mantener el historial completo de operaciones.
2. Requisitos del Sistema
2.1 Hardware y Software
- Sistema operativo: Windows 10 o Windows 11.
- Procesador: cuarta generación en
adelante.
- RAM: mínimo 4 GB.
- Almacenamiento: SSD recomendado.
- Base de datos: servidor MySQL.
- Resolución mínima: 1366 x 768 px.
3. Acceso e Inicio de Sesión
Al
iniciar la aplicación se muestra la ventana de inicio de sesión, donde se
selecciona el perfil de acceso:
- 👨💻 Programador:
configuración técnica inicial y mantenimiento.
- 👔 Administrador: gestión de usuarios,
reportes y configuración.
- 👥 Técnico / Usuario: operaciones sobre
artículos y servicios.
🔑 En el primer inicio, debe ingresar con el perfil Programador
utilizando la clave maestra para activar el sistema. Luego se crean los demás
usuarios con credenciales personalizadas.
4. Configuración Inicial (Modo Programador)
Antes de
comenzar a usar el sistema, el menú de Configuración debe completarse.
4.1 Parámetros generales
- Técnico principal
- Teléfono de contacto
- Descripción principal del
artículo (moto, celular, etc.)
Esta
información se utiliza en los mensajes automáticos enviados al cliente.
4.2 Frases de entrega
Se pueden
definir hasta cuatro mensajes personalizados, por ejemplo:
- “Tu moto está lista.”
- “El equipo está disponible
para entrega.”
4.3 Logo de la empresa
Permite
incorporar el logotipo para usarlo en reportes y documentos.
Formato recomendado: JPEG.
4.4 Copias de seguridad
Funciones
disponibles:
- Crear backup de la base de
datos.
- Restaurar una copia
anterior.
- Reiniciar datos para iniciar
un nuevo ciclo de trabajo.
5. Módulo de Propietarios
5.1 Descripción
Permite
registrar, modificar o consultar los datos de los propietarios.
5.2 Campos principales
- ID del propietario
- Nombre completo
- Dirección
- Teléfono
- Correo electrónico
5.3 Botones de acción
|
Botón |
Función |
|
Guardar |
Crea un
nuevo registro |
|
Modificar |
Actualiza
datos existentes |
|
Buscar |
Localiza
por ID |
|
Eliminar |
Borra
el registro |
|
Nuevo |
Limpia
los campos |
5.4 Navegación
- La tecla Enter avanza
entre campos.
- En el último campo, Enter
activa Guardar automáticamente.
5.5 Validaciones
- ⚠️ Campos incompletos: faltan datos
obligatorios.
- ✅ Registro actualizado/guardado:
operación exitosa.
- ❌ Error: problema de conexión o
ejecución.
6. Módulo de Artículos
Este
módulo registra los artículos que ingresan al servicio. Cada artículo se
vincula a un propietario mediante su ID.
6.1 Datos principales
- Tipo de artículo
- Serial o placa
- Descripción
- Estado del proceso
6.2 Estados disponibles
|
Estado |
Descripción |
|
Registro |
Ingreso
inicial |
|
Entrada |
Llegó
al taller |
|
En
Proceso |
Reparación
o revisión en curso |
|
Entregada |
Artículo
devuelto al cliente |
7. Módulo de Servicios
Gestiona
las acciones técnicas y administrativas relacionadas con cada artículo.
7.1 Tipos de notas
|
Tipo |
Descripción |
|
Entrada |
Estado
inicial del artículo |
|
Interna |
Observaciones
del técnico |
|
Proceso |
Avances,
pruebas y repuestos |
|
Entrega |
Observaciones
al entregar el artículo |
Se pueden
registrar múltiples notas de cada tipo.
7.2 Asignación de técnico
El
administrador asigna el técnico responsable de cada servicio.
8. Módulos de Reportes
El sistema
ofrece reportes para control y análisis:
|
Reporte |
Descripción |
|
Procesos |
Servicios
activos y finalizados |
|
Registros |
Entradas
y salidas por fecha |
|
Estados
activos |
Artículos
en proceso o retrasados |
|
Contratos |
Información
contractual de técnicos |
|
Pagos a
técnicos |
Control
de pagos |
|
Valores
activos |
Valor
total en artículos activos |
Reportes
filtrables por fecha, técnico, propietario o estado.
9. Búsquedas y Filtros
Permite
localizar información por:
- Nombre del propietario
- Serial, placa o ID del
artículo
10. Roles de Usuario
|
Rol |
Funciones |
|
Administrador |
Configuración,
reportes, pagos y control general |
|
Técnico |
Ver
artículos asignados, agregar notas y actualizar estados |
11. Recomendaciones de Uso
- Verifique el ID del
propietario/artículo antes de guardar.
- Realice copias de seguridad
con frecuencia.
- No elimine registros sin
confirmar.
- Mantenga actualizada la
información comercial.
- Use Actualizar Plataforma
para refrescar datos en pantalla.
12. Información del Desarrollador
Desarrollado
por:
Carlos Mario Arboleda Gómez – Soluciones Informáticas ISA
📧 solucionesinformaticasisa@gmail.com
📞 313 583 6261
